Whistleblower System.

Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Außenstehender Datenschutzbeauftragter

Interne Whistleblower-Einrichtungen

Interner Berichtungsbüro

FFT Produktionssysteme – Rechtliches und Compliance-Abteilung
Telefon: +49 661 2926-292 oder -2921
E-Mail: whistleblower@fft.de

Auslandserbringung des Reporting

Anwaltskanzlei Cornea & Franz – RA Dr. Stephan Wübbelsmann
Telefon: +49 661 901644-0
E-Mail: ombudsstelle-fft@cornea-franz.de

Verarbeitungsvorstellung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir nutzen die von Ihnen im Rahmen unseres Hinweisgebersystems bereitgestellten Informationen zum Zweck der Prüfung und Dokumentation von Meldungen sowie für interne und externe Untersuchungen. Dies kann eine Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere der beruflichen Verschwiegenheit unterliegende Fachkräfte und, soweit erforderlich, an Behörden umfassen.

Über das ausgelagerte externe Hinweisgeberbüro können Sie Ihre Meldung ohne Angabe personenbezogener Daten einreichen. Wenn Sie Ihre Identität offenlegen, verarbeiten wir nur Daten, die Sie aktiv und freiwillig bereitstellen. Sie sind nicht verpflichtet, einen Namen oder Kontaktdaten anzugeben; Ihre Meldung wird dennoch geprüft und bearbeitet. Wir versichern allen Hinweisgebern, dass ihre Meldungen vertraulich behandelt werden.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Kontaktinformationen können wir Sie jedoch möglicherweise nicht über den Fortgang einer Untersuchung informieren, weitere Informationen anfordern oder einer Meldung angemessen nachgehen, wenn eine Offenlegung Ihrer Identität auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO zur Verarbeitung der von Ihnen bereitgestellten Daten statt.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 10 ff. des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch die Meldestelle basiert auf § 10 HinSchG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Der Verantwortliche ist berechtigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der Aufgaben nach §§ 13 und 14 HinSchG erforderlich ist.

Die Verarbeitung von Daten und die Offenlegung Ihrer Identität auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO und §§ 9 Abs. 3, 11 Abs. 2 und 16 Abs. 3 HinSchG. Nach Widerruf der Einwilligung kann der Widerruf zu Beweiszwecken und zur Verteidigung gegen Haftungsansprüche auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert werden.

Die Datenverarbeitung innerhalb unseres LECARE-Systems basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Erfüllung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes. Informationen werden genutzt, um Meldungen gemäß § 11 HinSchG zu prüfen und zu dokumentieren sowie interne und externe Untersuchungen durchzuführen. Unter den Voraussetzungen des § 9 Abs. 1 und 2 HinSchG können Informationen auch an zuständige Behörden weitergeleitet werden.

Wenn Sie der Offenlegung Ihrer Identität zugestimmt haben, können Informationen über Ihre Identität an die zuständigen Stellen weitergegeben werden, um Folgemaßnahmen gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG zu ergreifen. Gleiches gilt, wenn eine Einwilligung von Personen eingeholt wurde, die Gegenstand einer Meldung sind oder anderweitig darin genannt werden, gemäß § 9 Abs. 4 HinSchG. Die betroffenen Personen werden bei Einholung der Einwilligung gesondert informiert.

Die Verarbeitung innerhalb des Meldesystems dient auch der Organisation und Optimierung der Koordination, Bearbeitung und Nachverfolgung von Meldungen, dem Schutz von Hinweisgebern und der Minimierung von Sicherheitsrisiken. Diese Zwecke stellen unsere berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

4. Dauer der Verarbeitung und Speicherung

Die erhobenen personenbezogenen Daten und die zugehörige Dokumentation werden grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht.

Daten können länger verarbeitet werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten erforderlich ist oder zum Nachweis der Erfüllung von Informations- und Benachrichtigungspflichten benötigt wird.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung. Der Widerruf kann dem Verantwortlichen per E-Mail oder Post mitgeteilt werden. Nach Wegfall des Zwecks oder Widerruf der Einwilligung können Daten weiterverarbeitet werden, soweit dies aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder berechtigter Interessen erforderlich ist. Widerrufene Einwilligungen können bis zu drei Jahre aufbewahrt werden, um nachzuweisen, dass zuvor eine Einwilligung erteilt wurde, und zur Verteidigung gegen Haftungsansprüche. Sie können Widerspruch einlegen, wenn Ihre Interessen unsere berechtigten Interessen überwiegen.

5. Empfänger der Daten

Nur autorisierte Personen in der Abteilung Legal & Compliance haben Zugang zum internen Dokumentationssystem. Während einer Untersuchung können jene Abteilungen und Stellen, die die Informationen zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder der oben beschriebenen Zwecke benötigen, personenbezogene Daten erhalten. Dies kann Management, Arbeitnehmervertretungen, den Datenschutzbeauftragten, den Informationssicherheitsbeauftragten, die Personalabteilung und die Meldestelle umfassen.

Auftragsverarbeiter, wie IT-Wartungsdienstleister, können im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt werden. Sie handeln nur auf Weisung und sind vertraglich verpflichtet, geltende Datenschutzanforderungen einzuhalten.

Mit dem externen Hinweisgeberbüro wurde eine Vereinbarung gemäß § 14 HinSchG über die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle für die FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG geschlossen. Die Verarbeitung erfolgt unter gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO.

Ist eine betroffene Person bei einem anderen Konzernunternehmen beschäftigt, können die Daten zur weiteren Verarbeitung an die Abteilung Legal & Compliance der FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG übermittelt werden, da die Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz zentral für verbundene Unternehmen erfolgt. Eine Vereinbarung über die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle unter gemeinsamer Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO wurde geschlossen.

Wir können personenbezogene Daten an staatliche Stellen, einschließlich Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte oder Aufsichtsbehörden, sowie an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere der beruflichen Verschwiegenheit unterliegende Fachkräfte offenlegen, wenn eine rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich ist und kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtoffenlegung besteht.

Werden Informationen über die Identität eines Hinweisgebers oder Umstände, die Rückschlüsse auf diese Identität zulassen, an Strafverfolgungsbehörden oder auf Grundlage einer gerichtlichen Entscheidung offengelegt, wird der Hinweisgeber im Vorfeld der Offenlegung und deren Gründe informiert, es sei denn, die zuständige Behörde oder das Gericht hat mitgeteilt, dass eine solche Information Ermittlungen, Nachforschungen oder Gerichtsverfahren gefährden würde. Soweit möglich, werden Informationen ohne personenbezogene Daten übermittelt.

6. Datenübermittlungen in Drittländer

Informationen werden ohne personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt und nur, wenn dies zur Bearbeitung einer Meldung mit Drittlandsbezug erforderlich ist. Betrifft eine Untersuchung Konzerngesellschaften in einem Drittland und müssen personenbezogene Daten weitergeleitet werden, werden Sie informiert und Ihre Einwilligung eingeholt.

Rechte der betroffenen Person

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, haben Sie gegenüber uns als Verantwortlichem unter den geltenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder außerhalb Deutschlands befinden, können Sie sich auch an die für Ihren Standort zuständige Datenschutzbehörde wenden.