EKS InTec - Hinweisgeber-System

Pflichtinformationen gem. Art. 13 DSGVO

zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen unseres Hinweisgebersystems

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Hinweisgeber ist uns ein wichtiges Anliegen.
Deshalb verarbeiten wir personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

I. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG
vertreten durch die persönlich haftende Gesellschafterin Flexible Fertigungstechnik GmbH, Mücke.
Geschäftsführer: Tristan Pfurr, Hagen Dickert, Volker Stark
Tel.: +49 661 2926-0; E-Mail:

II. Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten

BerIsDa GmbH, Rangstraße 9, 36037 Fulda
Tel.: +49 661 29698090; E-Mail:

III. Kontaktdaten der internen Meldestellen

Intern: der FFT Produktionssysteme: Abteilung Legal & Compliance
Tel.: +49 661 2926 -292 oder -2921; E-Mail:

Ausgelagert: Rechtsanwaltskanzlei Cornea & Franz: RA Dr. Stephan Wübbelsmann
Tel.: +49 661 901644-0; E-Mail:

IV. Beschreibung der Verarbeitung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Über unsere Meldestellen bieten wir Ihnen die Möglichkeit mit uns in Verbindung zu treten und mögliche Hinweise zu Compliance- und Rechtsverstößen zu melden.
Wir verwenden die von Ihnen im Rahmen unseres Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldungen sowie für interne und externe Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen.
Über die ausgelagerte Meldestelle können Sie Ihren Hinweis ohne Angabe von personenbezogenen Daten an die Meldestelle geben. Wenn Sie Ihre Identität gegenüber der Meldestelle offenlegen, gelten die nachfolgenden Datenschutzinformationen. Wir verarbeiten nur Daten, die Sie uns aktiv und freiwillig mitteilen. Sie müssen keinen Namen und keine Kontaktdaten angeben – Ihr Hinweis wird dennoch geprüft und bearbeitet. Wir sichern allen Hinweisgebern eine vertrauliche Bearbeitung zu.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten besteht nicht. Die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass wir Sie nicht über den Verlauf der Ermittlung informieren können und gegebene Hinweise nicht ausreichend verfolgt bzw. aufgearbeitet werden können, bspw. weil für das Ergreifen von Folgemaßnahmen die Offenlegung Ihrer Identität auf Grundlage einer Einwilligung notwendig wäre oder die Abfrage weiterer Informationen notwendig ist.
Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, § 10 ff. HinSchG zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt.
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten durch die Meldestelle erfolgt auf Grundlage von § 10 HinSchG iVm Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Der Verantwortliche ist befugt personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben aus §§ 13 und 14 HinSchG notwendig ist.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten und die Weitergabe Ihrer Identität ist das Vorliegen einer Einwilligung des Hinweisgebers gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, §§ 9 Abs. 3, 11 Abs. 2, 16 Abs. 3 HinSchG. Nach Widerruf Ihrer Einwilligung erfolgt eine Speicherung zu Nachweiszwecken und Abwehr von Haftungsansprüchen (Speicherung des Widerrufs) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung der Daten innerhalb unseres Systems LECARE erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Wir verwenden die von Ihnen im Rahmen unseres Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation (§ 11 HinSchG) der Meldungen sowie für interne und externe Ermittlungen. Darüber hinaus kann unter den Voraussetzungen des § 9 Abs. 1 und 2 HinSchG eine Weitergabe an zuständige Stellen erfolgen.
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Identität erteilt haben, geben wir Informationen über Ihre Identität zur Ergreifung von Folgemaßnahmen an die entsprechenden Stellen weiter (§ 9 Abs. 3 HinSchG). Dies gilt auch für den Fall, dass wir eine Einwilligung von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und von sonstigen in der Meldung genannten Personen, erhalten haben (§ 9 Abs. 4 HinSchG). Wir informieren Sie bzw. die betreffenden Personen über diese Weitergabe gesondert beim Einholen der Einwilligung. Die Speicherung Ihres Widerrufs erfolgt, um ehemals gegebene Einwilligungen auch nach Widerruf nachweisen zu können und somit etwaige Haftungsansprüche abzuwehren.
Die Verarbeitung erfolgt, um die Koordination der Hinweise und die Bearbeitung sowie die Verfolgung zu organisieren und zu optimieren, sowie zum Schutz der Sicherheit unserer Hinweisgeber und zur Minimierung von Sicherheitsrisiken In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung und Speicherung, Widerspruchs-, Widerrufs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die erhobenen personenbezogenen Daten sowie die Dokumentation werden drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG).
Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten so lange, wie sie durch gesetzliche Vorgaben vorgesehen ist oder für die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten oder den Nachweis der Einhaltung von Hinweis- und Informationspflichten notwendig ist.
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie können den Widerruf per EMail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln. Nach dem Entfall des Zweckes oder Ihres Widerrufs bzw. Rückzug Ihrer Einwilligung werden die von Ihnen überlassenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Wir können darüber hinaus widerrufene Einwilligungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses bis zu drei Jahre speichern, um eine ehemals gegebene Einwilligung auch nach Widerruf nachweisen zu können. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

5. Empfänger der Daten
Auf das interne Dokumentationssystem haben ausschließlich die berechtigten Personen der Abteilung Legal & Compliance Zugriff. Im Zuge der Ermittlungen Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Bereiche ggf. Kenntnis über Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind. Dies sind insb. die Geschäftsführung, die Personalvertretung, der Datenschutzbeauftragte, der Informationssicherheitsbeauftragte, die Personalabteilung und die Meldestelle. 
Im Rahmen der Leistungserbringung können Auftragsverarbeiter beauftragt werden, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten beitragen. Wird mit Dienstleistern zusammengearbeitet, wie beispielsweise Dienstleistern für IT-Wartungsleistungen, zusammen (sog. Auftragsverarbeiter). Diese Dienstleister werden nur nach Weisung tätig und sind durch einen datenschutzrechtlich
vorgeschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet.
Mit der ausgelagerten internen Meldestelle nach § 14 HinSchG haben wir einen Vertrag über die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle für die FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG geschlossen. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.
Sind betroffene Personen nicht bei der FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG angestellt,sondern bei einer anderen Konzerngesellschaft, werden Ihre Daten für die weitere Verarbeitung
an die FFT Produktionssysteme GmbH & Co. KG, Abteilung Legal & Compliance übermittelt, da dort innerhalb unserer Unternehmensgruppe die Datenverarbeitung im Zusammenhang
mit dem Hinweisgeberschutzgesetz für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrgenommen werden. Wir haben einen Vertrag über die Wahrnehmung der Aufgaben einer internen Meldestelle für den Beschäftigungsgeber im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO für die zu verarbeitenden Daten der betroffenen Personen vereinbart.
Wir übermitteln gegebenenfalls personenbezogene Daten an staatliche Stellen (wie Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte oder Aufsichtsbehörden) oder an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer
oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger, soweit hierfür nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass unsere Hinweisgeber ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe der Daten haben. Wenn Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, an Strafverfolgungsbehörden oder aufgrund gerichtlicher Entscheidungen erfolgen, informieren wir Sie vorab über diese Weitergabe und teilen Ihnen die Gründe für die Weitergabe mit, sofern die zuständige Behörde oder das Gericht nicht mitgeteilt hat, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.
Die Weitergabe erfolgt, wenn möglich, ohne Angabe personenbezogener Daten.

6. Datenübermittlung an Drittländer
Eine Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland erfolgt, ohne Angabe personenbezogener Daten und ausschließlich dann, wenn es für die Bearbeitung der Meldung auf Grund eines Drittlandbezugs notwendig ist. Sollte die Ermittlung auch Konzernunternehmen in einem Drittland betreffen, werden wir Sie informieren und Ihre Einwilligung bezüglich einer Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten einholen.

V. Rechte der betroffenen Person

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie als Betroffener folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen:

1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf (unentgeltliche) Auskunft über Ihre erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu gehört u.a. auch die Auskunft über deren Verarbeitungszwecke, deren Herkunft und Empfänger, die Speicherdauer sowie das Bestehen verschiedener Rechte.

2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung (auch im Sinne einer Vervollständigung) Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, dass noch Umstände zum Tragen kommen, die den Verantwortlichen berechtigen oder verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Haben Sie uns personenbezogene Daten bereitgestellt, so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten.

6. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Sie können den Widerruf per E-Mail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Gustav-Stresemann-Ring 1 65189 Wiesbaden. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.